Die Papeterie ist der erste Eindruck, den eure Gäste von der Hochzeit bekommen, und gleichzeitig der Teil, der am meisten Rückfragen produziert, wenn eine Angabe fehlt. Die zwei wichtigsten Termine: Save the Date zehn bis zwölf Monate vorher, Einladung drei bis vier Monate vorher, mit einer Rückmeldefrist sechs bis acht Wochen vor dem Termin. Hier steht, was auf die Karte gehört, wie ihr heikle Punkte formuliert und womit ihr bei den Kosten rechnen müsst.
| Wann | Was | An wen |
|---|---|---|
| 10 – 12 Monate vorher | Save the Date | Alle, die sicher eingeladen sind |
| 8 – 10 Monate vorher | Papeterie gestalten und bestellen | – |
| 3 – 4 Monate vorher | Einladung | Alle Gäste |
| 6 – 8 Wochen vorher | Rückmeldefrist | – |
| 2 – 3 Wochen vorher | Tischkarten, Menükarten, Ablaufkarten | – |
| 2 – 3 Monate nachher | Dankeskarten | Alle, die da waren oder geschenkt haben |
Das Save the Date ist besonders dann wichtig, wenn ihr an einem Samstag in der Hauptsaison heiratet, wenn Gäste von weiter anreisen oder wenn die Hochzeit in die Ferienzeit fällt. Es enthält bewusst nur das Nötigste: Namen, Datum, grober Ort, und den Hinweis, dass die Einladung folgt. Alles Weitere kommt später, denn zu diesem Zeitpunkt steht das Programm ohnehin noch nicht.
Diese Angaben braucht jede Einladung, sonst kommen Rückfragen:
Diese Angaben sind optional, ersparen euch aber viele Nachrichten: Dresscode, Hinweis zu Kindern, Parkplatz und Anreise, Übernachtungsmöglichkeiten, Geschenkhinweis auf einem separaten Kärtchen, und der Verweis auf eure Hochzeitswebsite.
Die Anrede entscheidet, wer sich angesprochen fühlt. "Liebe Familie Meier" liest sich für die einen als Einladung inklusive Kinder, für die anderen nicht. Schreibt die eingeladenen Personen namentlich auf den Umschlag oder die Karte: "Liebe Anna, lieber Thomas" ist eindeutig, "Liebe Anna, lieber Thomas, liebe Lena" ebenfalls. Diese eine Massnahme verhindert die meisten Missverständnisse.
Wenn ihr ohne Kinder feiert, sagt es klar und ohne Begründung. Eltern brauchen Vorlauf für die Betreuung.
Nennt den Dresscode konkret, nicht bloss als Begriff. "Festlich" bedeutet für jede Person etwas anderes.
Auf die Einladungskarte selbst gehört das Thema nicht. Üblich ist ein separates kleines Kärtchen oder ein Verweis auf die Website. Formulierungen dazu findet ihr im Beitrag zur Hochzeitsliste und Wunschliste.
Wenn manche Gäste nur zum Apéro oder nur zur Party kommen, braucht es unterschiedliche Karten oder zumindest unterschiedliche Zeitangaben. Formuliert es einladend statt einschränkend: "Wir freuen uns, mit dir ab 20 Uhr in den Abend zu tanzen" ist besser als eine Karte, auf der Trauung und Essen erwähnt, aber nicht angeboten werden.
Gedruckte Einladungen sind weiterhin der Standard, besonders bei älteren Gästen, und sie werden aufbewahrt. Digitale Einladungen sparen Zeit und Geld, lassen sich aktualisieren und liefern Rückmeldungen direkt in strukturierter Form.
In der Praxis bewährt sich die Kombination: eine gedruckte Karte mit den Kerndaten und einem Verweis auf die Hochzeitswebsite, wo Details, Anfahrt, Zimmerkontingent, Programm und das Rückmeldeformular stehen. Der Vorteil ist praktisch: Wenn sich etwas ändert, etwa die Apéro-Location wegen Regen, aktualisiert ihr die Website, statt 40 Personen einzeln zu informieren.
| Gedruckt | Digital | |
|---|---|---|
| Kosten bei 40 Haushalten | CHF 400 – 1'200 inkl. Porto | Meist im Website-Paket enthalten |
| Änderbar | Nein | Ja, jederzeit |
| Rückmeldungen | Antwortkarte, muss abgetippt werden | Direkt in der Gästeliste |
| Akzeptanz bei älteren Gästen | Sehr hoch | Unterschiedlich |
| Empfehlung | Karte mit Kerndaten, Details und RSVP auf der Website | |
Für die gesamte Papeterie rechnet man in der Schweiz mit CHF 500 bis 1'500, ein üblicher Richtwert sind CHF 800. Das umfasst deutlich mehr als die Einladung.
| Element | Richtpreis | Bemerkung |
|---|---|---|
| Save the Date | CHF 2 – 4 pro Stück | Oft Postkartenformat |
| Einladung mit Umschlag | CHF 4 – 9 pro Stück | Je nach Papier und Veredelung |
| Antwortkarte | CHF 1 – 3 pro Stück | Entfällt bei digitalem RSVP |
| Menü- und Tischkarten | CHF 2 – 5 pro Stück | Pro Gast, nicht pro Haushalt |
| Kirchenheft oder Ablaufkarte | CHF 3 – 6 pro Stück | Optional |
| Dankeskarten | CHF 3 – 6 pro Stück | Meist mit Foto |
| Porto Schweiz | Ab CHF 1.20 pro Sendung | Zweimal einrechnen, Einladung und Dankeskarte |
Die zwei häufigsten Rechenfehler: Einladungen werden pro Haushalt gezählt, Menü- und Tischkarten dagegen pro Person. Und das Porto fällt zweimal an, für Einladung und Dankeskarte, bei Antwortkarten sogar ein drittes Mal. Bei 80 Gästen in 40 Haushalten summiert sich allein das Porto auf gut CHF 150.
Der Versand scheitert selten am Druck und häufig an den Adressen. Sammelt sie früh, spätestens mit dem Save the Date, denn genau dann merkt ihr, von wem ihr nur eine Handynummer habt.
Beim Beschriften gilt: handschriftlich wirkt persönlicher, ist aber bei 40 Umschlägen eine Abendaufgabe. Ein Serienbrief aus der Gästeliste heraus erledigt dasselbe in Minuten und vermeidet Tippfehler in Strassennamen. Wichtig ist nur, dass die Adressen an einem Ort gepflegt sind und nicht in drei Tabellen verteilt, sonst verschickt ihr die Dankeskarten später an veraltete Adressen.
Drei bis vier Monate vor der Hochzeit, mit einer Rückmeldefrist sechs bis acht Wochen vor dem Termin. Das Save the Date geht deutlich früher raus, zehn bis zwölf Monate vorher, besonders bei Samstagsterminen in der Hauptsaison oder wenn Gäste von weiter anreisen.
Namen des Brautpaars, Datum mit Wochentag, Uhrzeit für jeden Programmteil, vollständige Adressen aller Orte, Rückmeldefrist und Antwortweg sowie eine namentliche Anrede. Optional, aber sehr hilfreich: Dresscode, Hinweis zu Kindern, Parkplatz und Anreise, Übernachtungsmöglichkeiten und ein Verweis auf die Hochzeitswebsite.
Ja. Wer ein Save the Date erhält, bekommt zwingend auch eine Einladung. Verschickt es deshalb nur an Personen, bei denen ihr sicher seid, und nicht an eine erweiterte Liste, die ihr später noch kürzen möchtet. Nachträglich auszuladen ist deutlich unangenehmer als gar nicht erst anzukündigen.
Klar und ohne Begründung, damit Eltern rechtzeitig eine Betreuung organisieren können. Eine Formulierung wie "Wir feiern diesen Tag im Kreis der Erwachsenen" reicht völlig. Ein guter Mittelweg ist, Kinder zu Trauung und Apéro einzuladen und fürs Abendessen eine Betreuung im Nebenraum anzubieten.
Insgesamt CHF 500 bis 1500, üblich sind rund CHF 800. Einladung mit Umschlag CHF 4 bis 9 pro Stück, Save the Date CHF 2 bis 4, Menü- und Tischkarten CHF 2 bis 5, Dankeskarten CHF 3 bis 6. Wichtig: Einladungen zählt man pro Haushalt, Tisch- und Menükarten pro Person, und das Porto fällt mindestens zweimal an.
Ja, und sie werden immer üblicher. In der Praxis bewährt sich die Kombination: eine gedruckte Karte mit den Kerndaten und ein Verweis auf die Hochzeitswebsite mit Details, Anfahrt und Rückmeldeformular. Der grosse Vorteil ist die Änderbarkeit, etwa wenn die Apéro-Location wegen Regen wechselt.
Namentlich statt pauschal. "Liebe Familie Meier" lässt offen, ob die Kinder gemeint sind. Schreibt die eingeladenen Personen einzeln auf, dann ist es eindeutig. Bei vielen Umschlägen erledigt ein Serienbrief aus der Gästeliste das schneller als Handschrift und vermeidet Tippfehler in Strassennamen.
In wedplan pflegt ihr die Adressen einmal, druckt daraus Etiketten und Karten im Seriendruck, und das RSVP-Formular eurer Hochzeitswebsite schreibt die Antworten direkt zurück in die Gästeliste.
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