Die Gästeliste ist die teuerste Entscheidung eurer Hochzeit. Jeder Name darauf kostet in der Schweiz im Schnitt CHF 150 allein fürs Essen, dazu Getränke, Sitzplatz, Papeterie und Gastgeschenk. Wer von 120 auf 80 Gäste reduziert, spart schnell CHF 8'000 bis 10'000 – ohne bei irgendetwas anderem zu sparen. Deshalb gehört die Liste an den Anfang der Planung, nicht ans Ende. Hier steht, wie ihr sie aufbaut, wen ihr wirklich einladen müsst und welche Angaben ihr pro Person braucht.
Viele Paare legen zuerst ein Budget fest und zählen danach die Gäste. Das führt fast immer zu einer Korrekturrunde, weil die grössten Posten einer Hochzeit direkt an der Gästezahl hängen. Catering und Getränke werden pro Person abgerechnet, die Location wird nach Kapazität gewählt, die Papeterie nach Haushalten gedruckt, und die Sitzordnung braucht Tische, die ebenfalls pro Kopf kosten.
Eine grobe Rechnung für die Schweiz: Catering CHF 150 pro Person, Getränke CHF 50, Anteil an Location und Deko CHF 60, Papeterie und Gastgeschenk CHF 15. Das sind rund CHF 275 pro Gast, bevor Fotograf, Musik, Kleidung und Ringe überhaupt berücksichtigt sind.
| Gästezahl | Catering & Getränke | Anteil Location, Deko, Papeterie | Gästeabhängige Kosten total |
|---|---|---|---|
| 50 Gäste | CHF 10'000 | CHF 3'750 | CHF 13'750 |
| 80 Gäste | CHF 16'000 | CHF 6'000 | CHF 22'000 |
| 120 Gäste | CHF 24'000 | CHF 9'000 | CHF 33'000 |
| 150 Gäste | CHF 30'000 | CHF 11'250 | CHF 41'250 |
Statt eine Liste von oben nach unten zu schreiben und am Schluss zu streichen, sortiert ihr von Anfang an in drei Gruppen. Das nimmt der Diskussion die Schärfe, weil niemand gestrichen wird, sondern nur eine Gruppe später dazukommt oder eben nicht.
Eltern, Geschwister, Grosseltern, die engsten Freundinnen und Freunde, die Trauzeugen. Diese Liste schreibt sich in zehn Minuten und ist selten länger als 30 bis 40 Namen. Wenn eine Person hier steht und absagen würde, würdet ihr den Termin verschieben. Das ist der Test.
Der weitere Freundeskreis, Onkel und Tanten, Cousins, langjährige Arbeitskolleginnen. Hier entscheidet das Budget. Die B-Liste ist der Puffer, mit dem ihr die Gesamtzahl steuert.
Bekannte, Nachbarn, Kolleginnen aus dem Verein, Freunde der Eltern. Wichtig: Ladet die C-Liste nicht nachträglich ein, wenn Absagen eintreffen. Das merken die Betroffenen fast immer, und die Kränkung ist grösser als eine ausgebliebene Einladung. Wenn ihr die C-Liste einladen wollt, tut es von Anfang an oder gar nicht.
Diese Frage hängt in der Praxis daran, wer bezahlt. Wenn die Eltern einen namhaften Teil beitragen, haben sie faktisch ein Mitspracherecht, auch wenn es niemand ausspricht. Klärt das früh und explizit: Ein fixes Kontingent pro Elternpaar, zum Beispiel zehn Namen, ist die konfliktärmste Lösung. Alles andere führt zu einer Liste, die niemand mehr überblickt.
Die verbreitete Regel: Feste Partnerschaften werden immer eingeladen, unabhängig von der Beziehungsdauer, und zwar namentlich auf der Einladung. Für Singles gibt es kein automatisches Plus-Eins. Wichtig ist nur, dass ihr die Regel konsequent anwendet. Sobald einzelne Gäste eine Ausnahme bekommen, wird daraus ein Thema am Tisch.
Beide Varianten sind völlig üblich. Entscheidend ist, dass ihr es früh und unmissverständlich kommuniziert, weil Eltern eine Betreuung organisieren müssen. Formuliert es auf der Einladung oder der Hochzeitswebsite freundlich und ohne Begründung: "Wir feiern im Kreis der Erwachsenen" reicht völlig. Ein Mittelweg, der gut funktioniert: Kinder bei der Trauung und beim Apéro dabei, Abendessen ohne sie, mit organisierter Betreuung im Nebenraum.
Die einfachste Linie: Entweder das ganze Team oder niemand. Halbe Einladungen im selben Büro sorgen zuverlässig für schlechte Stimmung. Wenn ihr einzelne Personen aus dem Job wirklich dabeihaben wollt, weil daraus Freundschaften geworden sind, dann ladet sie als Freunde ein und sprecht es im Team nicht an.
Das ist die hartnäckigste ungeschriebene Regel, und sie stimmt nicht. Eine Einladung vor acht Jahren begründet keinen Anspruch. Wenn der Kontakt seither eingeschlafen ist, dürft ihr das berücksichtigen. Umgekehrt gilt: Wer bei eurer Hochzeit dabei war, lädt euch mit hoher Wahrscheinlichkeit auch ein. Das ist eher ein Argument für eine kleinere Liste als für eine grössere.
Eine Gästeliste, die nur aus Namen besteht, muss spätestens beim Versand der Einladungen und beim Catering komplett nachbearbeitet werden. Diese Felder braucht ihr im Verlauf der Planung:
| Angabe | Wofür | Wann nötig |
|---|---|---|
| Vor- und Nachname | Einladung, Tischkarte, Sitzplan | sofort |
| Vollständige Adresse | Save the Date, Einladung, Dankeskarte | ca. 10 Monate vorher |
| Hochzeitswebsite, Rückfragen, Erinnerungen | ca. 10 Monate vorher | |
| Zusage, Absage, offen | Gästezahl, Catering, Sitzplan | laufend ab Einladung |
| Menüwahl | Catering-Bestellung | ca. 4 Wochen vorher |
| Allergien, vegetarisch, vegan | Küche, Menükarten | ca. 4 Wochen vorher |
| Zugehörigkeit: Seite Braut oder Bräutigam | Sitzordnung, Kirchenbestuhlung | vor der Sitzordnung |
| Zu welchem Teil eingeladen | Trauung, Apéro, Abendessen, Party getrennt steuern | vor dem Einladungsdruck |
| Übernachtung nötig | Zimmerkontingent, Shuttle | ca. 6 Monate vorher |
| Kinder mit Alter | Kindermenü, Betreuung, Sitzplatz | ca. 4 Wochen vorher |
Der letzte Punkt wird regelmässig unterschätzt. Sobald ihr nicht alle Gäste zum ganzen Tag einladet, sondern manche nur zum Apéro oder nur zur Party, braucht ihr diese Information sauber gepflegt. Sonst steht sie am Ende in einer separaten Notiz, und genau dort geht sie verloren.
Fast alle Paare starten mit einer Excel-Tabelle, und für die ersten Wochen ist das auch richtig. Eine Liste mit Namen und Adressen ist in einer Tabelle schneller angelegt als in jedem Werkzeug. Die Grenze zeigt sich später, und zwar immer an derselben Stelle: wenn eine Rückmeldung eintrifft.
Sagt ein Gast zu, ändert das die Gästezahl, die Catering-Bestellung, den Sitzplan, das Budget und die Menükarten. In einer Tabelle müsst ihr das an fünf Stellen von Hand nachführen, und ihr müsst daran denken. Genau hier trennt sich eine Tabelle von einem Planungswerkzeug, in dem diese Dinge miteinander verbunden sind.
Rechnet fest damit, dass ein Teil der Gäste nicht von selbst antwortet. Das ist kein Zeichen von Desinteresse, sondern völlig normal. Plant das Nachfassen deshalb von Anfang an ein, statt sich später darüber zu ärgern.
| Zeitpunkt | Was passiert |
|---|---|
| 10 bis 12 Monate vorher | Save the Date verschicken, besonders bei Sommerterminen und auswärtigen Gästen |
| 3 bis 4 Monate vorher | Einladung verschicken, mit klarer Rückmeldefrist |
| Rückmeldefrist | 6 bis 8 Wochen vor der Hochzeit ansetzen, nicht später |
| 2 Wochen nach der Frist | Persönlich nachfassen, telefonisch oder per Nachricht, nicht per Rundmail |
| 4 Wochen vorher | Definitive Zahl ans Catering, danach wird es teuer oder unmöglich zu ändern |
| 2 bis 3 Wochen vorher | Sitzordnung erstellen, jetzt steht die Zahl |
Setzt die Rückmeldefrist bewusst zwei Wochen vor euren eigenen Stichtag. Diesen Puffer braucht ihr für genau die Gäste, die ihn erfahrungsgemäss ausnutzen.
Eine Antwortkarte per Post funktioniert, kostet aber Porto in beide Richtungen und produziert Rückläufer, die ihr wieder abtippt. Ein Formular auf der Hochzeitswebsite nimmt dieselben Angaben auf, kann Menüwahl und Allergien gleich mitfragen und landet direkt in eurer Liste. Für Gäste ohne Internet reicht die Ergänzung, dass ein Anruf genauso in Ordnung ist.
Eine verbreitete Faustregel sagt 10 bis 20 Prozent Absagen. Sie ist mit Vorsicht zu geniessen, weil die Quote stark davon abhängt, wen ihr einladet. Bei einer Liste, die fast nur aus engen Menschen besteht, sagen kaum welche ab. Bei einer langen Liste mit vielen Bekannten und weiter Anreise sind 20 Prozent realistisch.
Kalkuliert deshalb nicht mit Absagen, sondern mit der Liste, die ihr verschickt. Wer bei 120 verschickten Einladungen eine Location für 100 Personen bucht, hat ein Problem, wenn alle zusagen. Umgekehrt ist eine Location, die bei 20 Absagen halb leer wirkt, das kleinere Übel.
Die typische Schweizer Hochzeit hat 60 bis 100 Gäste, der häufigste Wert liegt bei rund 80. Nach oben und unten ist alles üblich: Von der Trauung zu zweit bis zum Fest mit 200 Personen gibt es keine Norm. Wichtiger als die Zahl ist, dass sie zum Budget passt, denn jeder Gast kostet inklusive Essen, Getränken und Sitzplatz rund CHF 275.
Verpflichtend ist niemand. Praktisch gesetzt sind Eltern, Geschwister und Grosseltern beider Seiten sowie die Trauzeugen. Alles darüber hinaus ist eine Budget- und Platzentscheidung. Die verbreitete Annahme, man müsse jede Person einladen, von der man selbst einmal eingeladen wurde, stimmt nicht, besonders wenn der Kontakt seither eingeschlafen ist.
Übliche Regel: Feste Partnerschaften werden immer eingeladen und namentlich auf der Einladung genannt, unabhängig davon, wie lange die Beziehung besteht. Für Singles gibt es kein automatisches Plus-Eins. Entscheidend ist, dass ihr die Regel bei allen gleich anwendet, sonst wird sie zum Gesprächsthema.
Die definitive Zahl braucht das Catering meist vier Wochen vor der Hochzeit. Setzt die Rückmeldefrist deshalb sechs bis acht Wochen vorher an, damit ihr Zeit habt, bei den fehlenden Antworten nachzufassen. Die Sitzordnung erstellt ihr danach, zwei bis drei Wochen vor dem Termin.
Fest einplanen statt sich ärgern. Rund zwei Wochen nach Ablauf der Frist fasst ihr persönlich nach, telefonisch oder per Nachricht, nicht per Rundmail an alle. Eine kurze direkte Frage bringt fast immer eine Antwort. Bei wem auch das nichts bringt, tragt ihr eine Absage ein und informiert die Person, damit es später keine Überraschung gibt.
Beide Varianten sind üblich. Wichtig ist nur, dass ihr es früh und eindeutig kommuniziert, weil Eltern eine Betreuung organisieren müssen. Eine Formulierung wie "Wir feiern im Kreis der Erwachsenen" reicht, eine Begründung braucht es nicht. Ein guter Mittelweg ist, Kinder zu Trauung und Apéro einzuladen und fürs Abendessen eine Betreuung anzubieten.
Für den Anfang ja, eine Tabelle mit Namen und Adressen ist schnell angelegt. Aufwendig wird es, sobald Rückmeldungen eintreffen: Jede Zusage verändert Gästezahl, Catering, Sitzplan und Budget, und in einer Tabelle müsst ihr das an mehreren Stellen von Hand nachführen. Ab etwa 60 Gästen oder sobald mehrere Personen gleichzeitig an der Liste arbeiten, ist ein verbundenes Werkzeug schneller.
In wedplan pflegt ihr Adressen, Rückmeldungen, Menüwahl und Allergien zentral. Das RSVP-Formular eurer Hochzeitswebsite schreibt direkt in die Liste, und Sitzordnung und Budget rechnen automatisch mit.
7 Tage kostenlos testen